Aviso de privacidad integral

El responsable del tratamiento de tus datos personales, en los casos descritos en la sección “Nuestros dos papeles”, es [RAZÓN SOCIAL] (en adelante, “Promptusphere” o “nosotros”), con domicilio en [DOMICILIO].

Para cualquier tema relacionado con tus datos personales, escríbenos a [CORREO DE PRIVACIDAD].

Promptusphere trata datos personales en dos calidades distintas, según de quién sean los datos:

• Como responsable, tratamos los datos de los Negocios y su Personal (por ejemplo, quien crea la cuenta y las personas que invita), y de los visitantes que nos escriben a soporte o usan la prueba anónima de IA del sitio web. Este aviso aplica en su totalidad a esos datos.
• Como encargado, tratamos los datos que un Negocio recaba de sus propios clientes a través de solicitudes, formularios públicos y portales. En ese caso el Negocio es el responsable: decide qué datos pide y para qué, y debe tener su propio aviso de privacidad. Nosotros tratamos esos datos solo por cuenta del Negocio, siguiendo sus instrucciones y únicamente para prestarle el Servicio.

Si eres cliente de un Negocio que usa Promptusphere, dirige tus dudas y solicitudes sobre tus datos primero a ese Negocio. Si nos envías una solicitud a nosotros, la reenviaremos sin demora al Negocio correspondiente y te avisaremos que lo hicimos.

El Negocio también decide si envía datos a otros destinos, por ejemplo mediante exportaciones o webhooks que configura hacia sus propios sistemas. Esos envíos ocurren por instrucción y bajo la responsabilidad del Negocio.

Si un Negocio trata datos de menores de edad (por ejemplo, en inscripciones escolares), le corresponde obtener el consentimiento de quien ejerce la patria potestad o la tutela. El Servicio no está dirigido a menores, y el Personal debe ser mayor de edad.

Negocios y su Personal

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico y, si te lo pedimos, teléfono.
• Datos laborales: nombre del Negocio, tu puesto o función y tu rol en el espacio de trabajo (propietario, administrador o miembro).
• Suscripción y facturación: plan, estado de la suscripción, historial de pagos y datos de facturación que capture Stripe. Los datos de tu tarjeta se quedan en Stripe: Promptusphere nunca ve ni guarda el número completo de tu tarjeta.
• Uso y seguridad: registros de actividad en el Servicio, dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, y fecha y hora de acceso.
• Soporte: los mensajes que nos envías y la información que incluyas en ellos.

Clientes del negocio (como encargado)

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico y teléfono si el Negocio lo pide.
• Contenido de las solicitudes: respuestas, archivos, comprobantes de pago que subas, comentarios, opciones y cantidades elegidas, y aprobaciones o correcciones, con su fecha, hora y la versión a la que se refieren.
• Uso y seguridad: dirección IP, datos del navegador y dispositivo, y registros de acceso al portal, incluidos los códigos de verificación enviados.

Visitantes

• Soporte: nombre, correo y el contenido de tu mensaje si nos escribes.
• Prueba anónima de IA: el texto que pegas en la prueba y datos técnicos (dirección IP y del navegador) para prevenir abusos. Te pedimos no incluir datos personales en ese texto.

Datos personales sensibles

No solicitamos datos personales sensibles, es decir, los que la ley considera que afectan la esfera más íntima de una persona o cuyo mal uso puede causar discriminación o un riesgo grave, como el estado de salud, el origen étnico o racial, la información genética, las creencias religiosas, filosóficas o morales, las opiniones políticas o la preferencia sexual.

Los Negocios no deben usar el Servicio para recabar datos personales sensibles de sus clientes.

Finalidades primarias

Son necesarias para la relación que tienes con nosotros y para prestar el Servicio:

• Crear y administrar cuentas, espacios de trabajo, roles y accesos.
• Permitir que el Negocio comparta solicitudes con sus clientes y que estos las respondan.
• Enviar códigos de acceso, invitaciones, recordatorios y avisos del Servicio.
• Guardar versiones, cambios y aprobaciones, con su fecha, hora y versión, para que el Negocio y su cliente sepan qué se aprobó.
• Cobrar la suscripción y administrar pagos, créditos y cancelaciones.
• Darte soporte y responder tus mensajes.
• Proteger el Servicio: prevenir abusos y fraudes, aislar los datos de cada espacio de trabajo y limitar solicitudes automatizadas mediante Cloudflare Turnstile y límites de uso.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades secundarias

No son necesarias para el Servicio, pero nos ayudan a mejorarlo y a mantenerte informado:

• Enviarte por correo novedades del producto.
• Invitarte ocasionalmente a encuestas sobre tu experiencia.

Si no quieres que usemos tus datos para estas finalidades secundarias, puedes negarte en cualquier momento usando el enlace para darte de baja que incluye cada correo de este tipo o escribiéndonos a [CORREO DE PRIVACIDAD]. Negarte no afecta el Servicio ni tu relación con nosotros.

No usamos datos de Clientes del negocio para finalidades secundarias propias.

No vendemos ni rentamos datos personales. Para prestar el Servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, como encargados, bajo contratos que los obligan a usarlos solo para ese fin y a protegerlos. Algunos están fuera de México, principalmente en Estados Unidos y en otros países donde operan sus centros de datos.

Estas comunicaciones a encargados son remisiones y no requieren tu consentimiento conforme a la ley.

Además, podemos transferir datos a autoridades competentes cuando una ley, un tratado o una resolución judicial o administrativa lo exija, o cuando sea necesario para reconocer, ejercer o defender un derecho en un proceso. Conforme a la ley, estas transferencias no requieren tu consentimiento. No realizamos transferencias que sí lo requieran; si en el futuro fuera necesario, te lo pediremos antes.

Tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificarlos si son inexactos o están incompletos, cancelarlos cuando consideres que no se requieren para alguna finalidad, y oponerte a su tratamiento para fines específicos. También puedes revocar el consentimiento que nos hayas dado.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envía un correo a [CORREO DE PRIVACIDAD] con:

1. 011. Tu nombre completo y el correo de tu cuenta, que también usaremos para responderte.
2. 022. El derecho que quieres ejercer.
3. 033. Una copia de una identificación oficial vigente o, si actúas en nombre de otra persona, el documento que acredite tu representación y la identificación de ambos.
4. 044. Una descripción clara de los datos a los que se refiere tu solicitud y cualquier dato que nos ayude a localizarlos. Si pides una rectificación, indica el cambio y, si aplica, adjunta el documento que lo respalde.

Responderemos en los plazos que establece la ley: te responderemos en un máximo de 20 días hábiles contados desde que recibamos tu solicitud completa y, si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Si tu solicitud está incompleta, te pediremos la información faltante y el plazo correrá desde que la recibamos. Estos plazos solo pueden ampliarse en los casos que la ley permite, y te avisaremos si ocurre.

Te enviaremos la respuesta por correo electrónico y, si pediste acceso, te entregaremos tus datos en un archivo electrónico de formato común. El ejercicio de estos derechos es gratuito; solo podríamos cobrarte los costos de envío o reproducción que la ley permita.

Ten en cuenta que no siempre podremos atender una cancelación, oposición o revocación de inmediato, por ejemplo si debemos conservar ciertos datos por una obligación legal. Si revocas tu consentimiento para finalidades primarias, es posible que no podamos seguir prestándote el Servicio.

Si tus datos los recabó un Negocio como responsable, ejerce tus derechos ante ese Negocio. Nosotros le reenviaremos cualquier solicitud que recibamos y lo apoyaremos para que pueda atenderla.

• Usa el enlace para darte de baja que aparece en nuestros correos de novedades y encuestas.
• Escríbenos a [CORREO DE PRIVACIDAD] para pedir que dejemos de usar tus datos para una finalidad secundaria. Te incluiremos en nuestro listado interno de exclusión.
• Si eres propietario de un espacio de trabajo, puedes revocar accesos, eliminar datos de clientes y configurar periodos de conservación desde la aplicación.

Los avisos del Servicio, como códigos de acceso, recordatorios de solicitudes o avisos de facturación, no se pueden desactivar mientras uses el Servicio, porque forman parte de él.

Usamos solo las cookies y tecnologías necesarias para que el Servicio funcione y sea seguro:

No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios. Si usamos analítica, es Cloudflare Web Analytics, que mide visitas de forma agregada y no usa cookies.

Puedes bloquear o borrar cookies desde la configuración de tu navegador (normalmente en la sección de privacidad o seguridad). Si bloqueas las cookies necesarias, no podrás iniciar sesión ni usar el portal de clientes, y el sitio no recordará tus preferencias.

Conservamos los datos mientras el espacio de trabajo esté activo y durante el tiempo necesario para las finalidades de este aviso. El Negocio controla la conservación de los datos de sus clientes:

• Puede fijar cuánto tiempo se guardan las solicitudes completadas: 90 días, 1 año, 3 años o hasta que las elimine.
• Puede eliminar los datos de un cliente, revocar su acceso al portal, exportar su información y eliminar su espacio de trabajo.

Cuando termina la prueba gratuita sin suscripción o se cancela la suscripción, el espacio de trabajo queda en solo lectura durante 30 días, con la exportación disponible. Después enviamos un aviso de eliminación a los propietarios y, 14 días después, eliminamos los datos.

Nuestros respaldos (la recuperación a un punto en el tiempo de la base de datos de Cloudflare y exportaciones nocturnas) se eliminan automáticamente según su propio ciclo de rotación, por lo que los datos eliminados pueden permanecer en ellos un tiempo limitado hasta que expiren. No usamos los respaldos para ningún otro fin que la recuperación ante fallas.

Conservamos algunos registros de facturación y pagos durante el tiempo que exigen las leyes fiscales y mercantiles, aunque se haya eliminado el espacio de trabajo. Conservamos el texto de la prueba anónima de IA y los registros de seguridad solo el tiempo necesario para operar el Servicio y prevenir abusos.

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, entre ellas:

• Cifrado de las comunicaciones en tránsito (HTTPS) y cifrado de los datos almacenados en la infraestructura de nuestro proveedor.
• Control de acceso por roles en cada espacio de trabajo y sesiones de clientes limitadas a sus propias solicitudes, con códigos de acceso que expiran.
• Aislamiento de los datos de cada espacio de trabajo en todas las consultas.
• Firmas verificadas en los webhooks que recibimos de nuestros proveedores y en los que enviamos a los Negocios.
• Verificación del tipo de los archivos subidos y entrega de esos archivos siempre como descarga, no como página web.
• Acceso administrativo restringido, con autenticación adicional, y prevención de abusos con Turnstile y límites de uso.

Ningún sistema es completamente seguro. Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos sin demora para que puedas tomar medidas, conforme a la ley.

Podemos actualizar este aviso por cambios en la ley, en el Servicio o en nuestros proveedores. Publicaremos cada versión en esta página con su fecha de última actualización. Si el cambio es importante, también lo enviaremos por correo a los propietarios de los espacios de trabajo antes de que entre en vigor.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales, que conforme a la ley vigente es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Te pedimos que antes nos escribas a [CORREO DE PRIVACIDAD] para intentar resolverlo.