PromptusphereCómo dar de alta a un cliente nuevo con sus datos fiscales, contactos y contrato
Esta plantilla reúne en una sola solicitud lo que necesitas para empezar a trabajar con un cliente: su empresa, sus datos de facturación, quién paga y el contrato firmado. Tu equipo revisa los datos fiscales y el contrato antes de dar el alta por terminada.
Incluida en la prueba de 14 días sin tarjeta.
Describe cómo trabajas hoy y te proponemos las preguntas
El problema
El alta se reparte entre un correo con la constancia fiscal, un mensaje con el RFC mal escrito y un contrato que nadie sabe si regresó firmado. La primera factura sale con el régimen equivocado o le llega a alguien que no paga, y hay que pedirlo todo otra vez. A veces el cliente hasta manda contraseñas por chat porque nadie le dijo cómo compartir accesos.
Cuándo usarla
- Cierras un cliente nuevo y necesitas sus datos para facturar desde el primer mes.
- La persona que te contrata no es la misma que recibe y paga las facturas.
- Necesitas el contrato de servicios firmado antes de la reunión de arranque.
- Vas a necesitar acceso a herramientas del cliente y quieres saber cuáles sin recibir contraseñas.
Cómo funciona
1. Ajusta la plantilla
Parte de la plantilla de alta de cliente. Cambia preguntas, formas de pago o el contrato que pides, y designa quién de tu equipo revisa los datos fiscales. Lo que publicas queda fijo para cada alta.
2. Envíala al cerrar el trato
Manda la invitación por correo, enlace privado o un mensaje de WhatsApp preparado. Tu cliente responde desde su teléfono, sube la constancia y el contrato, y lo que avanza se guarda solo.
3. Revisa y confirma
Revisas los datos fiscales y el contrato firmado como dos aprobaciones separadas. Si el RFC no coincide con la constancia, rechazas ese dato con un motivo y el cliente va directo a corregirlo.
La plantilla, pregunta por pregunta
Así llega a tu espacio. Cambia preguntas, opciones y aprobaciones a tu forma de trabajar.
Qué pregunta
Primero pregunta por la empresa: nombre comercial, giro, sitio web y número de colaboradores. Luego los datos de facturación tal como aparecen en la constancia de situación fiscal: razón social, RFC, régimen fiscal, uso de CFDI, código postal fiscal, correo para facturas y la constancia en PDF, además de la forma de pago preferida y si necesita orden de compra para pagar. Después pide el contacto principal y quién recibe y paga las facturas; si es otra persona, aparecen su nombre y su correo. Al final, en el arranque, pregunta a qué herramientas necesitarás acceso sin pedir contraseñas, una fecha para la reunión de arranque y el contrato de servicios firmado. Tu equipo aprueba dos cosas por separado: la revisión de datos fiscales y la revisión del contrato firmado.
Aprobaciones
- 01Revisión de datos fiscales (tu equipo)
- 02Revisión del contrato firmado (tu equipo)
Qué se reabre si algo cambia
- Revisión de datos fiscalesSe reabre si cambia: Razón social, RFC, Régimen fiscal, Uso de CFDI, Código postal fiscal, Correo para recibir facturas, Constancia de situación fiscal
- Revisión del contrato firmadoSe reabre si cambia: Contrato de servicios firmado
| Pregunta | Respuesta | Obligatoria |
|---|---|---|
| Tu empresa | ||
| Nombre comercial | Texto corto | Sí |
| Giro o industria | Texto corto | No |
| Sitio web | Texto corto | No |
| Número de colaboradores | Una opción: 1 a 10, 11 a 50, 51 a 200 y 1 más | No |
| Datos de facturación | ||
| Razón social | Texto corto | Sí |
| RFC | Texto corto | Sí |
| Régimen fiscal | Texto corto | Sí |
| Uso de CFDI | Texto corto | Sí |
| Código postal fiscal | Texto corto | Sí |
| Correo para recibir facturas | Texto corto | Sí |
| Constancia de situación fiscal | Archivo: PDF, 10 MB | Sí |
| Forma de pago preferida | Una opción: Transferencia bancaria, Tarjeta, Efectivo o depósito | Sí |
| ¿Necesitas orden de compra para pagar? | Una opción: Sí, No | Sí |
| Contactos | ||
| Nombre del contacto principal | Texto corto | Sí |
| Puesto | Texto corto | No |
| Correo electrónico | Texto corto | Sí |
| Teléfono o WhatsApp | Texto corto | Sí |
| ¿Quién recibe y paga las facturas? | Una opción: El contacto principal, Otra persona | Sí |
| Nombre del contacto de pagos | Texto corto | Si aplica |
| Correo del contacto de pagos | Texto corto | Si aplica |
| Arranque | ||
| ¿A qué herramientas o cuentas necesitaremos acceso? | Texto largo | No |
| Fecha preferida para la reunión de arranque | Fecha | No |
| Contrato de servicios firmado | Archivo: PDF, 25 MB | Sí |
Errores comunes
Copiar los datos fiscales a mano
Un RFC o un código postal mal transcrito invalida la factura. Pide que coincidan con la constancia y revísalos contra ella.
Suponer que quien firma es quien paga
Pregunta quién recibe y paga las facturas para no mandarlas a la persona equivocada.
Pedir contraseñas por mensaje
Pregunta solo qué herramientas vas a usar y manda las invitaciones por un canal seguro. La plantilla ya lo aclara.
Arrancar sin contrato firmado
Deja el contrato como obligatorio y apruébalo antes de la reunión de arranque.
Preguntas frecuentes
¿Promptusphere emite las facturas de mis clientes?
No. Reúne los datos que necesitas para facturar con tu propio sistema. Promptusphere no emite CFDI.
¿Qué pasa si el cliente cambia su razón social después?
Se reabre solo la revisión de datos fiscales. La revisión del contrato sigue aprobada y el dato anterior queda en el historial.
¿Puedo reutilizar sus datos en la siguiente solicitud?
Sí. Los datos aprobados quedan en el perfil del cliente, y él confirma antes de que se usen en una solicitud nueva. Cada solicitud guarda su propia copia.
¿Mi cliente necesita crear una cuenta?
No. Abre el enlace, confirma su correo con un código de 6 dígitos y responde desde su teléfono, sin pagar nada.
¿Puedo probarla antes de pagar?
Sí. Tienes 14 días de prueba sin tarjeta con todas las plantillas incluidas. Después cuesta MXN 299 al mes, IVA incluido.
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