PromptusphereCómo recopilar los documentos de tus clientes completos y en un solo lugar
Esta plantilla pide cada documento en su propio apartado, con los formatos y el tamaño que aceptas. Tu equipo acepta o rechaza cada archivo con un motivo, y el cliente vuelve directo al que debe reemplazar.
Incluida en la prueba de 14 días sin tarjeta.
Describe cómo trabajas hoy y te proponemos las preguntas
El problema
Los documentos llegan sueltos: la INE por WhatsApp, el comprobante por correo, la constancia fiscal semanas después y en una foto borrosa. Alguien tiene que leer todo el chat para saber qué falta, renombrar archivos y escribir otra vez para pedir el que no se lee. Cuando el cliente manda una versión nueva, nadie sabe cuál es la buena.
Cuándo usarla
- Abres expediente a un cliente nuevo y necesitas identificación, domicilio y datos fiscales.
- Trabajas con personas físicas y con empresas, y a las empresas les pides acta constitutiva y poder.
- Necesitas el contrato firmado de regreso, escaneado en un solo PDF.
- Pides constancias recientes y quieres revisarlas antes de dar el expediente por completo.
Cómo funciona
1. Ajusta la lista de documentos
Parte de la plantilla de recolección de documentos. Agrega o quita archivos, cambia los formatos permitidos y el tamaño máximo, y decide qué es obligatorio. Al publicarla, esa versión queda fija para cada solicitud.
2. Envía la solicitud
Comparte el enlace por correo, enlace privado o un mensaje de WhatsApp preparado. Tu cliente sube fotos claras o PDF desde su teléfono y lo que avanza se guarda solo. Los recordatorios por correo salen en el calendario que tú defines.
3. Revisa cada archivo
Aceptas o rechazas cada documento con un motivo. El cliente recibe el aviso y llega directo al archivo que debe reemplazar, y la versión anterior se conserva. Cuando todo está en orden, apruebas la revisión de documentos.
La plantilla, pregunta por pregunta
Así llega a tu espacio. Cambia preguntas, opciones y aprobaciones a tu forma de trabajar.
Qué pregunta
Empieza con los datos de contacto y una pregunta que ordena el resto: si es persona física o persona moral. Luego pide la identificación oficial vigente, INE por ambos lados o pasaporte, y solo si es empresa agrega el acta constitutiva y el poder del representante legal cuando no viene en el acta. Sigue el comprobante de domicilio de no más de 3 meses, el RFC con su formato validado y la constancia de situación fiscal de no más de 30 días. Al final pide el contrato firmado en todas las hojas, en un solo PDF, y deja un espacio para avisar cuándo tendrá lo que le falte. Todo alimenta una sola aprobación: la revisión de documentos que hace tu equipo.
Aprobaciones
- 01Revisión de documentos (tu equipo)
Qué se reabre si algo cambia
- Revisión de documentosSe reabre si cambia: Identificación oficial vigente, Acta constitutiva, Poder del representante legal, Comprobante de domicilio, RFC, Constancia de situación fiscal, Contrato firmado
| Pregunta | Respuesta | Obligatoria |
|---|---|---|
| Tus datos | ||
| Nombre completo | Texto corto | Sí |
| Correo electrónico | Texto corto | Sí |
| Teléfono o WhatsApp | Texto corto | Sí |
| Tipo de persona | Una opción: Persona física, Persona moral (empresa) | Sí |
| Identificación | ||
| Identificación oficial vigente | Archivo: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, 10 MB | Sí |
| Acta constitutiva | Archivo: PDF, 25 MB | Si aplica |
| Poder del representante legal | Archivo: PDF, 25 MB | No |
| Domicilio | ||
| Comprobante de domicilio | Archivo: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, 10 MB | Sí |
| Datos fiscales | ||
| RFC | Texto corto | Sí |
| Constancia de situación fiscal | Archivo: PDF, 10 MB | Sí |
| Contrato | ||
| Contrato firmado | Archivo: PDF, 25 MB | Sí |
| Comentarios | Texto largo | No |
Errores comunes
Pedir todo en un solo archivo
Un PDF con todo junto no te deja rechazar solo el documento que falla. Pide cada uno en su apartado.
Pedir documentos de empresa a personas físicas
El acta constitutiva solo aplica a personas morales. Deja que la plantilla la muestre según el tipo de persona.
Rechazar sin decir por qué
Un “no se ve bien” obliga a adivinar. Escribe el motivo, por ejemplo que el comprobante tiene más de 3 meses.
Aceptar cualquier formato y tamaño
Define formatos y tamaño máximo para cada documento. Así el archivo llega legible y el cliente sabe qué subir.
Preguntas frecuentes
¿Mi cliente puede subir fotos desde el celular?
Sí. Según lo que permitas en cada documento, acepta fotos en JPG, PNG o HEIC y PDF. Lo que sube se guarda solo y puede terminar después.
¿Qué pasa si sube un documento equivocado?
Lo rechazas con un motivo y le llega un aviso que lo lleva a ese documento. Al reemplazarlo, la versión anterior queda guardada.
¿Cómo entra mi cliente?
Abre el enlace y confirma su correo con un código de 6 dígitos. No crea cuenta ni paga nada.
¿Se le recuerda si no termina?
Sí, por correo. De forma predeterminada a los 2 y 5 días de la invitación y un día antes de la fecha límite, como máximo uno al día. Tú cambias el calendario, y los recordatorios se cancelan cuando ya no hacen falta.
¿Puedo adaptar la lista a mi trámite?
Sí. Duplica la plantilla y cambia documentos, formatos y tamaños, o describe tu proceso y la IA te propone un borrador que revisas antes de publicar.
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Queda en tu espacio lista para ajustar. Tus clientes la contestan gratis desde el teléfono.
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