PromptusphereCómo recibir inscripciones con los datos del alumno, sus documentos y la facturación
Esta plantilla guía a madres, padres y tutores por la inscripción a su ritmo, y lo que van llenando se guarda solo. Tu escuela revisa los documentos y el tutor confirma los datos del alumno y el horario antes de cerrar la inscripción.
Incluida en la prueba de 14 días sin tarjeta.
Describe cómo trabajas hoy y te proponemos las preguntas
El problema
En temporada de inscripciones llegan formatos impresos llenados a mano, fotos del acta por WhatsApp y correos con la CURP en el asunto. Recepción arma cada expediente revisando chats, vuelve a pedir la boleta que no se lee y captura los datos de factura que alguien dictó por teléfono. Cuando una familia cambia el horario, el cambio no llega a quien arma los grupos.
Cuándo usarla
- Abres inscripciones o reinscripciones y recibes muchos expedientes en pocas semanas.
- Pides acta de nacimiento, CURP, identificación del tutor y comprobante de domicilio.
- Ofreces varios horarios o transporte escolar y necesitas saber qué eligió cada familia.
- Algunas familias piden factura de las colegiaturas y otras no.
Cómo funciona
1. Ajusta la inscripción
Parte de la plantilla de inscripción y cambia niveles, horarios y documentos. Colegio Montessori Arboleda, por ejemplo, puede dejar solo preescolar y primaria. Si los requisitos cambian el próximo ciclo, publicas una versión nueva y las inscripciones en curso conservan la suya.
2. Envíala a cada familia
Comparte el enlace por correo o un mensaje de WhatsApp preparado, o pon un botón en tu sitio. El tutor responde desde su teléfono, sube los documentos y sigue después donde se quedó.
3. Revisa y confirma
Tu equipo acepta o rechaza cada documento con un motivo y aprueba la revisión de documentos. El tutor confirma la inscripción con el nombre del alumno, su fecha de nacimiento, el nivel, el grado y el horario.
La plantilla, pregunta por pregunta
Así llega a tu espacio. Cambia preguntas, opciones y aprobaciones a tu forma de trabajar.
Qué pregunta
Empieza por el alumno: nombre, fecha de nacimiento, CURP, nivel, grado o curso y alergias o condiciones médicas. Luego el padre, madre o tutor, con parentesco, correo, teléfono, contacto de emergencia y personas autorizadas para recoger al alumno; si el alumno es mayor de edad, puede indicarlo ahí. Sigue la sección de documentos: acta de nacimiento, CURP impresa, identificación del tutor y comprobante de domicilio son obligatorios, y la boleta anterior y la fotografía son opcionales. Después el horario y si necesita transporte escolar. Al final pregunta si necesita factura de las colegiaturas, y solo si dice que sí pide nombre o razón social, RFC y código postal fiscal. Hay dos aprobaciones: la revisión de documentos por tu equipo y la confirmación de inscripción por parte del tutor.
Aprobaciones
- 01Revisión de documentos (tu equipo)
- 02Confirmación de inscripción (tu cliente)
Qué se reabre si algo cambia
- Revisión de documentosSe reabre si cambia: Acta de nacimiento, CURP impresa, Boleta del ciclo anterior, Fotografía del alumno, Identificación del tutor, Comprobante de domicilio
- Confirmación de inscripciónSe reabre si cambia: Nombre completo del alumno, Fecha de nacimiento, Nivel, Grado o curso, Horario
| Pregunta | Respuesta | Obligatoria |
|---|---|---|
| Datos del alumno | ||
| Nombre completo del alumno | Texto corto | Sí |
| Fecha de nacimiento | Fecha | Sí |
| CURP del alumno | Texto corto | No |
| Nivel | Una opción: Preescolar, Primaria, Secundaria y 2 más | Sí |
| Grado o curso | Texto corto | Sí |
| Alergias o condiciones médicas | Texto largo | No |
| Padre, madre o tutor | ||
| Nombre del padre, madre o tutor | Texto corto | Sí |
| Parentesco | Una opción: Madre, Padre, Tutor legal y 1 más | Sí |
| Correo electrónico | Texto corto | Sí |
| Teléfono o WhatsApp | Texto corto | Sí |
| Contacto de emergencia | Texto corto | Sí |
| Personas autorizadas para recoger al alumno | Texto largo | No |
| Documentos | ||
| Acta de nacimiento | Archivo: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, 10 MB | Sí |
| CURP impresa | Archivo: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, 10 MB | Sí |
| Boleta del ciclo anterior | Archivo: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, 10 MB | No |
| Fotografía del alumno | Archivo: JPG, JPEG, PNG, HEIC, 5 MB | No |
| Identificación del tutor | Archivo: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, 10 MB | Sí |
| Comprobante de domicilio | Archivo: PDF, JPG, JPEG, PNG, HEIC, 10 MB | Sí |
| Horario | ||
| Horario | Una opción: Matutino, Vespertino, Horario extendido y 1 más | Sí |
| ¿Necesitas transporte escolar? | Una opción: Sí, No | Sí |
| Facturación | ||
| ¿Necesitas factura de las colegiaturas? | Una opción: Sí, No | Sí |
| Nombre o razón social | Texto corto | Si aplica |
| RFC | Texto corto | Si aplica |
| Código postal fiscal | Texto corto | Si aplica |
Errores comunes
Pedir datos de factura a todas las familias
Pregunta razón social y RFC solo a quien necesita factura. La plantilla los muestra únicamente en ese caso.
Revisar los documentos al final
Revisa cada documento cuando llega y rechaza con un motivo el que no se lee, antes de que empiece el ciclo.
Cambiar requisitos a familias que ya empezaron
Si cambias la plantilla a mitad de temporada, publica una versión nueva. Quien ya empezó conserva la versión con la que inició.
Olvidar el contacto de emergencia
Pide nombre y teléfono de otra persona además del tutor. En la plantilla es obligatorio.
Preguntas frecuentes
¿Los tutores necesitan crear una cuenta?
No. Abren el enlace, confirman su correo con un código de 6 dígitos y responden desde su teléfono, sin pagar nada.
¿Se puede llenar en varias sesiones?
Sí. Lo que el tutor va llenando se guarda solo y puede volver con el mismo enlace.
¿Qué pasa si una familia cambia el horario después de confirmar?
Se reabre la confirmación de inscripción y ves el horario anterior junto al nuevo. La revisión de documentos sigue aprobada.
¿Puedo cobrar la inscripción?
Agregas tu enlace de pago o tus datos bancarios a la solicitud y el tutor sube su comprobante. Promptusphere nunca maneja el dinero.
¿Promptusphere factura las colegiaturas?
No. La plantilla reúne los datos fiscales que necesitas para facturar con tu propio sistema. Promptusphere no emite CFDI.
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Queda en tu espacio lista para ajustar. Tus clientes la contestan gratis desde el teléfono.
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