PromptusphereCómo aprobar una cotización con tu cliente sin perder el control de los cambios
Esta plantilla reúne lo necesario para cotizar, envía la cotización con tu marca y registra qué versión aprobó tu cliente. Si después cambia la cantidad, el archivo o la fecha, solo se reabren las aprobaciones que dependen de ese cambio y el acuerdo anterior queda en el historial.
Incluida en la prueba de 14 días sin tarjeta.
Describe cómo trabajas hoy y te proponemos las preguntas
El problema
Hoy la cotización viaja como PDF por WhatsApp o correo, el cliente responde “va” en un mensaje y días después pide otra cantidad o manda un archivo nuevo en el mismo chat. Nadie sabe con certeza qué precio, qué cantidad y qué arte se aprobaron, y el trabajo arranca con el acuerdo viejo. Cuando los folletos de Lucía Herrera para Café La Ceiba pasan de 200 a 500 con otro diseño, el error aparece en la entrega, no antes.
Cuándo usarla
- Cotizas trabajos que el cliente suele ajustar después de aprobar, como cantidades, tamaños o acabados.
- Necesitas saber qué versión de la cotización aceptó tu cliente antes de mandar a producción.
- Una persona de tu equipo revisa el archivo y otra cotiza, y cada una necesita su propia aprobación.
- Tu cliente aprueba desde el teléfono y no quieres pedirle que cree una cuenta.
Cómo funciona
1. Ajusta la plantilla
Parte de la plantilla de cotización de impresión de la biblioteca. Cambia productos, papeles o acabados y define quién de tu equipo revisa el archivo. Al publicarla, esa versión queda fija para cada solicitud que envíes.
2. Comparte la solicitud y la cotización
Envíala por correo, enlace privado o un mensaje de WhatsApp preparado que tú mandas. Con las respuestas armas la cotización desde tu catálogo, con extras opcionales, descuentos, IVA 16% y fecha de vigencia, y tu cliente la recibe en PDF con tu marca.
3. Aprueba y controla los cambios
Tu cliente aprueba la cotización y confirma los datos de entrega, y tu equipo revisa el archivo. Si luego sube otro archivo y ajustas la cotización a la nueva cantidad, se reabren la revisión del archivo y la aprobación de la cotización, pero la confirmación de entrega sigue aprobada.
La plantilla, pregunta por pregunta
Así llega a tu espacio. Cambia preguntas, opciones y aprobaciones a tu forma de trabajar.
Qué pregunta
Primero pide los datos de contacto y la empresa. Luego qué se va a imprimir: tipo de producto, cantidad, tamaño, papel, una o dos caras y acabados; si el cliente elige Otro o Medida personalizada, aparece una pregunta extra para describirlo. Después pregunta si necesita diseño: quien ya tiene su archivo lo sube, y quien necesita diseño describe qué debe decir y adjunta logotipo y referencias. Al final pide fecha y forma de entrega, y solo si elige envío a domicilio pide dirección, código postal y referencias. De ahí salen tres aprobaciones separadas: la confirmación de datos de entrega por parte del cliente, la revisión del archivo para impresión por tu equipo y la aprobación de la cotización.
Aprobaciones
- 01Confirmación de datos de entrega (tu cliente)
- 02Revisión del archivo para impresión (tu equipo)
- 03Aprobación de la cotización (tu cliente)
Qué se reabre si algo cambia
- Confirmación de datos de entregaSe reabre si cambia: ¿Para cuándo lo necesitas?, Forma de entrega, Dirección de entrega, Código postal
- Revisión del archivo para impresiónSe reabre si cambia: Archivo para impresión
- Aprobación de la cotizaciónSe reabre si cambia: la cotización
| Pregunta | Respuesta | Obligatoria |
|---|---|---|
| Tus datos | ||
| Nombre completo | Texto corto | Sí |
| Correo electrónico | Texto corto | Sí |
| Teléfono o WhatsApp | Texto corto | Sí |
| Empresa o negocio | Texto corto | No |
| Qué quieres imprimir | ||
| Tipo de producto | Una opción: Tarjetas de presentación, Volantes, Folletos o trípticos y 4 más | Sí |
| ¿Qué producto necesitas? | Texto corto | Si aplica |
| Cantidad | Cantidad | Sí |
| Tamaño | Una opción: Tarjeta (9 x 5 cm), Media carta (14 x 21.5 cm), Carta (21.5 x 28 cm) y 2 más | Sí |
| Medida personalizada | Texto corto | Si aplica |
| Papel o material | Una opción: Couché 150 g, Couché 300 g, Bond 90 g y 4 más | Sí |
| Impresión | Una opción: Una cara (solo frente), Dos caras (frente y vuelta) | Sí |
| Acabados | Varias opciones: Laminado mate, Laminado brillante, Barniz UV a registro y 3 más | No |
| Diseño y archivo | ||
| ¿Necesitas que hagamos el diseño? | Una opción: No, ya tengo mi archivo listo, Sí, necesito diseño | Sí |
| Archivo para impresión | Archivo: PDF, AI, PSD, PNG, 50 MB | Si aplica |
| ¿Qué quieres que diga y cómo te lo imaginas? | Texto largo | Si aplica |
| Logotipo y referencias | Archivo: PDF, AI, SVG, PNG, JPG, JPEG, 20 MB | No |
| Fecha y entrega | ||
| ¿Para cuándo lo necesitas? | Fecha | Sí |
| Forma de entrega | Una opción: Recojo en sucursal, Envío a domicilio | Sí |
| Dirección de entrega | Texto largo | Si aplica |
| Código postal | Texto corto | Si aplica |
| Referencias para la entrega | Texto corto | No |
| Comentarios adicionales | Texto largo | No |
Errores comunes
Dar por aprobado un “sí” en el chat
Un mensaje no dice a qué versión se refiere. Pide la aprobación sobre la cotización exacta para que quede ligada a su precio y sus cantidades.
Corregir la cotización encima de la anterior
Si sobrescribes el PDF pierdes el acuerdo previo. Cada versión de la cotización se conserva y la anterior queda en el historial.
Volver a pedir todas las aprobaciones
Reabrir todo por un cambio cansa al cliente. Si solo cambió el archivo, la confirmación de entrega no tiene por qué repetirse.
Olvidar la fecha de vigencia
Una cotización sin vigencia se puede aprobar semanas después con precios que ya no aplican. Ponle fecha de expiración desde el inicio.
Preguntas frecuentes
¿Mi cliente necesita crear una cuenta para aprobar?
No. Abre el enlace, confirma su correo con un código de 6 dígitos y aprueba desde su teléfono. No paga nada por usar Promptusphere.
¿Qué pasa si el cliente cambia la cantidad después de aprobar?
Ajustas la cotización y se reabre solo su aprobación. Lo que no depende del precio, como la confirmación de entrega, sigue aprobado, y el acuerdo anterior queda en el historial con el antes y el después.
¿Y si no está claro a qué afecta un cambio?
Cuando un cambio puede alterar lo que cubre una aprobación pero no la toca directamente, por ejemplo si el cliente pasa de tener archivo a pedir diseño, queda en revisión de tu equipo en lugar de reabrirse sola.
¿La cotización sirve como factura?
No. Es una cotización con tu marca, con líneas de impuesto como IVA 16%, pero no es una factura fiscal ni un CFDI.
¿Cómo cobro el anticipo?
Agregas tu propio enlace de pago o tus datos bancarios a la solicitud y tu cliente sube su comprobante. Promptusphere nunca maneja el dinero.
Empieza con esta plantilla
Queda en tu espacio lista para ajustar. Tus clientes la contestan gratis desde el teléfono.
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