PromptusphereCómo pedir el brief de un evento con fecha, invitados, lugar y menú antes de cotizar
Esta plantilla reúne lo que necesitas para proponer un evento: tipo, fecha, duración, invitados, lugar, alimentos y servicios adicionales. Tu cliente confirma esos detalles y aprueba la propuesta por separado, así sabes con qué número de invitados y qué menú se cerró el trato.
Incluida en la prueba de 14 días sin tarjeta.
Describe cómo trabajas hoy y te proponemos las preguntas
El problema
Un evento se cotiza a partir de una conversación larga: la fecha en un mensaje, los invitados “más o menos 150” en otro, el lugar todavía en duda y la taquiza que después se vuelve cena a tiempos. Cuando el número de invitados sube dos semanas antes, nadie puede decir con qué cifra se aprobó el presupuesto, y la diferencia se discute el día del evento.
Cuándo usarla
- Organizas bodas, XV años, bautizos, cumpleaños o eventos corporativos.
- Ofreces banquete, taquiza, canapés, barra libre o mesa de postres, y cotizas según el número de invitados.
- Algunos clientes ya tienen lugar y otros te piden recomendaciones.
- Tus clientes suelen cambiar invitados o menú después de aprobar la propuesta.
Cómo funciona
1. Ajusta el brief
Parte de la plantilla de brief de evento. Cambia los tipos de evento, el menú o los servicios adicionales que ofreces, y publícala. Eventos Jacaranda, por ejemplo, puede cargar sus paquetes en el catálogo para cotizar más rápido después.
2. Compártelo
Pon un botón en tu sitio o inserta un formulario de solicitud para recibir eventos nuevos, o manda el enlace por correo o un mensaje de WhatsApp preparado. Tu cliente responde desde su teléfono y sube fotos de inspiración.
3. Confirma y aprueba
Tu cliente confirma los detalles del evento y aprueba la propuesta. Si después cambia el número de invitados, se reabre la confirmación de detalles, y la propuesta se reabre cuando la ajustas al nuevo número.
La plantilla, pregunta por pregunta
Así llega a tu espacio. Cambia preguntas, opciones y aprobaciones a tu forma de trabajar.
Qué pregunta
Primero pide nombre, teléfono y correo. Luego el evento: el tipo, con una pregunta extra si es Otro, la fecha, la hora de inicio, la duración en horas y un estimado de invitados. Después pregunta si ya tiene lugar: si lo tiene, pide nombre, dirección y tipo de espacio; si no, pregunta en qué zona o ciudad lo busca. Siguen alimentos y bebidas, donde elige al menos una opción, con restricciones alimentarias solo si va a haber comida, y servicios adicionales como música, decoración, mobiliario, foto y video o iluminación. Al final pide el presupuesto por rangos en MXN, fotos de inspiración y notas. La confirmación de detalles cubre tipo, fecha, horario, duración, invitados, lugar, alimentos y servicios; la aprobación de la propuesta depende de la cotización.
Aprobaciones
- 01Confirmación de detalles del evento (tu cliente)
- 02Aprobación de la propuesta (tu cliente)
Qué se reabre si algo cambia
- Confirmación de detalles del eventoSe reabre si cambia: Tipo de evento, Fecha del evento, Hora de inicio, Duración en horas, Número de invitados, Nombre del lugar, Dirección del lugar, ¿Qué alimentos y bebidas necesitas?, Servicios adicionales
- Aprobación de la propuestaSe reabre si cambia: la cotización
| Pregunta | Respuesta | Obligatoria |
|---|---|---|
| Tus datos | ||
| Nombre completo | Texto corto | Sí |
| Teléfono o WhatsApp | Texto corto | Sí |
| Correo electrónico | Texto corto | Sí |
| El evento | ||
| Tipo de evento | Una opción: Boda, XV años, Cumpleaños y 3 más | Sí |
| ¿Qué tipo de evento es? | Texto corto | Si aplica |
| Fecha del evento | Fecha | Sí |
| Hora de inicio | Texto corto | No |
| Duración en horas | Número (h) | Sí |
| Número de invitados | Cantidad | Sí |
| Lugar | ||
| ¿Ya tienes lugar? | Una opción: Sí, ya tengo lugar, No, quiero recomendaciones | Sí |
| Nombre del lugar | Texto corto | Si aplica |
| Dirección del lugar | Texto largo | Si aplica |
| Tipo de espacio | Una opción: Salón cerrado, Jardín o al aire libre, Mixto | No |
| Zona o ciudad donde lo buscas | Texto corto | Si aplica |
| Alimentos y servicios | ||
| ¿Qué alimentos y bebidas necesitas? | Varias opciones: Banquete o cena a tiempos, Taquiza, Canapés y bocadillos y 4 más | Sí |
| Restricciones alimentarias | Texto largo | No |
| Servicios adicionales | Varias opciones: Música o DJ, Decoración y flores, Mobiliario y mantelería y 2 más | No |
| Presupuesto | ||
| Presupuesto estimado | Una opción: Menos de $50,000 MXN, $50,000 a $150,000 MXN, $150,000 a $300,000 MXN y 2 más | Sí |
| Ideas e inspiración | Archivo: JPG, JPEG, PNG, WEBP, HEIC, PDF, 20 MB | No |
| Algo más que debamos saber | Texto largo | No |
Errores comunes
Cotizar con un número de invitados vago
Pide un estimado desde el inicio y deja que el cliente lo confirme antes de cerrar la propuesta.
Olvidar las restricciones alimentarias
Vegetarianos, alergias o menú infantil cambian la cocina. La plantilla lo pregunta solo cuando habrá alimentos.
Recomendar lugar sin conocer la zona
Si el cliente no tiene lugar, pregunta en qué zona o ciudad lo busca antes de proponer.
Aceptar cambios de último momento sin registro
Si cambia el número de invitados, que quede en la solicitud con el antes y el después, no en un mensaje.
Preguntas frecuentes
¿La propuesta puede tener paquetes y extras?
Sí. La armas desde tu catálogo con paquetes, extras opcionales que el cliente elige, descuentos, IVA 16% y fecha de vigencia, y se envía en PDF con tu marca.
¿Qué pasa si suben los invitados después de aprobar?
Se reabre la confirmación de detalles y ves el número anterior junto al nuevo. Cuando ajustas la propuesta, tu cliente la vuelve a aprobar, y el acuerdo anterior queda en el historial.
¿Cómo cobro el anticipo?
Agregas tu propio enlace de pago o tus datos bancarios a la solicitud y tu cliente sube su comprobante. Promptusphere nunca maneja el dinero.
¿Mi cliente necesita una cuenta?
No. Abre el enlace, confirma su correo con un código de 6 dígitos y responde desde su teléfono, sin pagar nada.
¿Puedo probarla sin pagar?
Sí. Tienes 14 días de prueba sin tarjeta con todas las plantillas. Después cuesta MXN 299 al mes, IVA incluido.
Empieza con esta plantilla
Queda en tu espacio lista para ajustar. Tus clientes la contestan gratis desde el teléfono.
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